1.0
PENDAHULUAN
Arkib merujuk kepada bahan sumber primer seperti manuskrip, filem,
dan dokumen kerajaan yang disimpan untuk kegunaan awam.[1] Kebanyakan
rekod yang disimpan di arkib dijaga untuk kegunaan jangka masa yang panjang.
Hal ini demikian kerana rekod yang disimpan merupakan bukti sejarah yang telah
berlaku. Kebiasaanya rekod ini bersifat asli dan belum ditafsirkan. Arkib tidak
sama seperti perpustakaan. Hal ini demikian kerana fungsi perpustakaan ialah
gudang menghimpunkan pelbagai sumber berbentuk bercetak, bukan cetakan dan
elektronik. Ini bermakna bahawa arkib agak berbeza daripada perpustakaan,
walaupun koleksi arkib sering dijumpai di dalam bangunan perpustakaan.[2]
Sejarah penubuhan
arkib di Malaysia bermula pada 1 Disember 1957. Pada asalnya ianya dikenali
sebagai Pejabat Rekod Awam. Pada tahun 1963 namanya bertukar kepada Jabatan
Arkib Negara Malaysia. Pada 31 Ogos 1966 satu akta telah diperkenalkan iaitu Akta
Arkib Negara No. 44.[3]
Undang-undang ini telah menjelaskan bahawa semua agensi kerajaan perlulah
memindahkan rekod-rekod kerajaan yang berusia lebih 20 tahun ke Arkib Negara
untuk dipelihara dan dijadikan bukti kerajaan. Rekod-rekod kerajaan menurut
akta tersebut ialah
"Rekod awam" bermaksud kertas kerja. dokumen, rekod,
daftar, bahan bercetak, buku, peta, rancangan, lukisan, gambar, mikrofilem,
filem sinematografi dan rakaman bunyi apa-apa jenis. Walau bagaimanapun, secara
rasmi diterima atau dikeluarkan oleh mana-mana pejabat awam untuk penjalanan
hal ehwalnya atau oleh mana-mana pegawai atau pekerja orang awam jabatan dalam
menjalankan tugas resminya.[4]
Visi Arkib Negara Malaysia ialah peneraju transormasi pengurusan rekod
dan pentadbiran arkib sebagai pusat penyelidikan negara yang cemerlang
menjelang 2020. Misinya pula ialah memperkasakan pengurusan rekod dalam sektor
awam dan pentadbiran arkib melalui perkongsian pintar dan penggunaan teknologi
maklumat dan komunikasi (ICT) secara efisien demi kepentingan masyarakat dan negara.[5]
Berdasarkan soalan dibagi iaitu di samping peranan dan fungsi
tradisional, sama ada arkib atau muzium, cadangkan tiga fungsi baru lagi
kreatif disertakan justifikasi bagi fungsi baru tersebut. Pengkaji memilih
arkib untuk menjawab soalan ini.
2.0
PERANAN DAN FUNGSI TRADISIONAL ARKIB
Arkib Negara Malaysia bertanggungjawab dalam memelihara rekod-rekod
negara. Selain itu, badan ini menyediakan kemudahan yang lengkap bagi
membolehkan penyelidik menjalankan penyelidikan terhadap rekod-rekod tersebut.
Menurut undang-undang menerangkan tujuan asas Arkib Negara ditubuhkan.
Tujuannya ialah menyediakan maklumat kepada negara dan membantu kerajaan dalam
usahanya bagi mencapai kecekapan dan kelicinan dalam mengerakkan jentera
pentadbiran kerajaan melalui operasi pengurusan rekod yang sistematik dan menambahkan
ilmu pengetahuan dengan moden di agensi-agensi kerajaan. Arkib juga
bertanggungjawab memusnahkan mana-mana rekod yang tidak berguna.[6]
Selain itu, arkib memulihara seara tradisional, pengenyahan asid,
pembaikan salut mati dan pembaikan pengkapsulan. Bahan-bahan yang dibawa ke
arkib perlu didaftarkan di Seksyen Perolehan, kemudian dihantar ke Seksyen
Pemeliharaan dan Reprografi untuk dibaikpulih. Semasa bahan dibawa ke seksyen
ini, bahan ini diuji dengan menggunakan air suling dan blotting paper. Tujuannya
menguji kelunturan dakwat pada bahan tersebut. Kemudian, dokumen tersebut diuji
dengan kertas litmus. Ini bertujuan menguji pH dokumen tersebut. Selepas itu,
pegawai terlibat akan menentukan cara pembaikan dokumen sama ada secara
tradisional, pengenyahan asid, pembaikan salut mati dan pembaikan pengkapsulan.
Setelah selesai, dokumen tersebut akan dijilidkan dan dipamer kepada umum.
Penyelidik juga melihat dokumen itu melalui Computerised Archival System atau Compass.[7]
3.0
3 FUNGSI BARU ARKIB
3.1 PENGIMBASAN
UNTUK PENYELIDIK
Penyelidik perlulah mempunyai rekod untuk diimbas yang disediakan
di arkib. Caranya, pengkaji perlulah menghubungi kakitangan arkib untuk
menempah bahan arkib. Apabila bahan arkib sudah ditempah, pengkaji boleh
mengimbas dengan menggunapakai mesin fotostat yang direka khas untuk mencetak sumber
primer. Selain itu, pengkaji juga boleh mempunyai rekod yang dibawa terus dari
arkib untuk mengimbas.[8] Berbeza
di Malaysia, sumber primer dicetak oleh kakitangan arkib kadangkala mengambil
masa. Dengan kaedah ini, pengkaji dapat mencetak bahan dengan cepat tanpa ada
sekatan.
Pengkaji juga
dibenarkan untuk membawa pulang salinan digital imbasan secara percuma. Hal ini
telah memudahkan pengkaji untuk meneliti semula salinan tersebut sebelum
diimbas. Selain itu, arkib perlulah mempunyai “Kotak Bulanan” yang disediakan
pada setiap bulan. Hal ini dapat menjimatkan masa pengkaji untuk menari rekod
seterusnya dapat diimbas.[9]
Pengimbasan adalah
penting. Hal ini demikian kerana pengkaji dapat mempelajari kemampuan rekod
lama tanpa mengendalikan rekod tersebut secara fizikal.
Sekiranya berterusan mengendalikan rekod secara fizikal telah menyebabkan
risiko kerosakan rekod berlaku. Pengkaji mudah melihat transcribe, abstrak, dan
surat-surat perjanjian dengan hanya perlu zoom pada skrin komputer.[10]
Kelas pengimbasan
rekod perlu dilakukan kepada pengkaji yang melakukan penyelidikan buat kali
pertama.[11]
Hal ini penting kerana pengkaji dapat mengetahui cara-cara penggunaan mesin
pengimbasan. Selain itu, ianya dapat menambah keseronokan dalam melakukan
penyelidikan.
Gambar 1: Pengkaji menggunakan kaedah pengimbasan di Arkib Negara
Amerika Syarikat.
3.2 ARKIB REKOD
ELEKTRONIK (E-ARKIB)
Di Malaysia, aplikasi Online Finding Aid atau OFA sering digunakan oleh pengkaji. Penggunaan ini
mudah sebab pengkaji perlu menari dengan menggunakan kata kunci. OFA membolehkan bahan arkib diakses tanpa had bilangan penyelidik
pada masa yang sama.[12] Namun
begitu, ada sesetengah rekod tidak mempunyai paparan untuk diprebiu. Hal ini
telah menyukarkan pengkaji untuk mengakses rekod tersebut. Hal ini telah
mengakibatkan pengkaji perlu ke arkib hanya semata-mata meminjam rekod yang
hendak digunakan. Tambahan pula, tempahan rekod perlu dilakukan tiga hari
sebelum datang melakukan penyelidikan.[13] Aplikasi
lain seperti COMPASS. Negara. Fungsi COMPASS sama
seperi OA. Beanya OMPASS boleh diakses di arkib sahaja. Hal ini telah
menyebabkan pengkaji tidak mempunyai masa yang ukup melihat rekod seperti
tulisan tangan dan gambar yang tidak terdapat dalam OA.
Jika dibandingkan dengan negara maju seperti Amerika Syarikat. Contohnya,
rekod-rekod kerajaan Amerika Syarikat disimpan rekod dalam bentuk elektronik.
Rekod-rekod seperti dokumen rasmi kerajaan diperolehi daripada White House dan
badan kerajaan Persekutuan Amerika. Hal ini disebabkan Arkib Nasional
mengkehendaki agensi Persekutuan menggunapakai satu system diberi nama Rekod
Arkib Elektronik (ERA). Sistem ini menguruskan pemindahan semua rekod ke arkib.
Pemindahan ini melalui Pindah Tahunan atau melalui tawaran langsung. Buktinya,
pada tahun 2016, ERA telah memproses 12,000 Permintaan Perpindahan untuk rekod
melalui Pemindahan Tahunan.[14]
Selain itu, pengkaji boleh menghubungi kakitangan bahagian Rekod
Arkib Elektronik. Sebelum pesanan dilakukan, pengkaji seharusnya mengetahui spesifikasi
teknikal fail yang bakal dipinjam.[15]
Hal ini memudahkan kerja pencarian dokumen dilakukan sekaligus menjimatkan masa
dan wang pengkaji.
Pengkatlogkan perlu
dilakukan di atas talian. Bahagian Rekod Elektronik perlu membuat fail dan
dokumentasi elektronik yang terpilih melalui Katalog Arkib Negara. Bahagian ini
juga perlu menyatakan sejumlah fail data yang boleh dicari. Adanya sistem
seperti ini memudahkan pengguna boleh memuat turun pilihan rekod.[16]
Sekaligus dapat menjimatkan wang pengkaji.
Arkib juga perlu
memperkenalkan rekod yang disimpan dalam bentuk cakera padat, kaset dan pita
rakaman. Caranya ialah pengkaji menempah akera padat yang mengandungi rekod
yang diperlukan oleh pengkaji. Seterusnya pihak arkib menghantar akera padat
melalui pos atau "e-delivery." Sistem "e-delivery"
merupakan fail rekod yang berkaitan dihantar
secara elektronik melalui pautan selamat. Di Amerika Syarikat telah
menggunapakaikan kaedah ini.[17]
Kesannya, tiada keraguan terhadap rekod yang ditempah dan boleh diakses pada
bila-bila masa sahaja.
Gambar 2: Antara contoh rekod berbentuk elektronik seperti kaset
dan CD
3.3 PENUBUHAN
ARKIB UNIVERSITI
Arkib Universiti merupakan tempat untuk memelihara bahan yang
berkaitan. Tempat ini mengandungi bahagian yang dipanggil sebagai “koleksi
istimewa”. Koleksi istimewa ialah institusi yang mengandungi rekod sama ada
individu, keluarga dan organisasi yang dianggap mempunyai signifikan sejarah.
Arkib universiti berkhidmat kepada orang ramai. Bahan-bahan yang diperolehi
diletakkan dalam koleksi-koleksi istimewa yang berbeza-beza. Ontohnya, topik
berkaitan perubatan, undang-undang, sastera, seni dan teknologi. Apabila
bahan-bahan ini dikumpulkan repositori koleksi khas akan menjadi satu jabatan.
Jabatan ini bertanggungjawab memegang manuskrip asli, buku, dan koleksi sejarah
tempatan yang jarang dan paling berharga. Seterusnya dijadikan perpustakaan
untuk kegunaan awam. Contoh tempat yang melaksanakan ini iaitu Pusat
Penyelidikan Koleksi Khas di Universiti Chicago, Perpustakaan Masyarakat
Amerika Philosophical dan Arkib Universiti Stanford, Arkib Kolej Mount Holyoke,
Amerika Syarikat.[18]
Kebanyakan rekod yang dihantar ke Arkib Universiti perlu
diselenggara dengan baik. Pengurusan arkib yang menyimpan dan pelupusan rekod
perlu mempunyai siri rekod. Siri rekod ialah kupulan rekod yang boleh difailkan
dan diselenggara bersama sebagai unit sepanjang kitaran hayat. Ianya juga perlu
mempunyai perkaitan. Masalah lain seperti kecelaruan sekiranya rekod yang
diletakkan dalam fail adalah berbeza. Hal ini disebabkan rekod mempunyai
kitaran hayat Rekod kebanyakan dalam bentuk borang, kertas, fotografi dan
elektronik. Maka dengan itu, kandungan maklumat ditubuhkan.[19]
Kemudiannya, rekod digunakan dan dikekalkan. Rekod digunakan untuk
dijadikan rujukan. Ada rekod dilupuskan dengan menggunakan beberapa kaedah
antaranya dimusnahkan, di format semula, dipindahkan ke rekod tidak aktif atau dipindahkan
ke Arkib Universiti.[20]
Apabila rekod dipindahkan ke Arkib Universiti, mereka akan
menyimpan rekod tersebut. Arkib Universiti merupakan pemegang salinan rekod dan
mempunyai kuasa untuk mengekalkan rekod mengikut Jadual Penyimpanan Rekod Umum.
Contohnya, rekod biografi, rekod penyelidikan projek geran (laporan
penyelidikan akhir), gambar-gambar dan rekod-rekod dasar dan prosedur.[21]
Selain itu, arkib universiti menyediakan perkhidmatan rujukan dan
akses kepada rekod yang dicari. Perkhidmatan ini perlulah di kawasan yang
selamat supaya ianya tidak hilang atau rosak. Pemantauan rujukan juga perlu
dilakukan supaya ianya boleh dipelihara untuk digunakan oleh generasi akan
datang.[22]
Di samping itu, arkib universiti juga mewujudkan satu kelas Arkib
dan Koleksi Khas. Hal ini bertujuan mendedahkan kepada pelajar cara
mengendalikan rekod yang terdapat di arkib. Selain itu, adanya kelas ini dapat
melahirkan pelajar mampu menganalisis, mentasir dan menggunakan sumber. Pelajar
juga mampu berfikir secara kritikal dan retorik serta mempunyai rasa betapa
pentingnya menjaga sumber yang bersifat fizikal. Selepas mereka menamatkan
pengajian di kelas tersebut pelajar ditawarkan bekerja di arkib.[23]
Hal ini demikian kerana mereka mempunyai asas dalam penjagaan rekod arkib.
4.0
RUMUSAN
Sumber primer seperti dokumen, dan manuskrip merupakan perkara
utama yang kita gunakan dengan tujuan menambah ilmu pengetahuan. Di samping
itu, adanya bukti ini kita dapat mengetahui sejarah asal usul kita serta
mempelajari ilmu baru yang belum kita terokai. Namun begitu, abaran arkib pada
hari ini ialah kerajaan kekurangan bajet untuk membeli dokumen-dokumen yang
berskala besar. Maka dengan itu, arkib mengambil inisiatif iaitu membuat
pembelian setiap tahun di bawah perbelanjaan pengurus. Cara ini memakan masa
yang agak lama untuk memperolehnya. Bahan-bahan yang dibeli berisiko untuk
hilang dan rosak akibat bencana alam dan penjagaan yang tidak rapi. Sepatutnya
pihak kerajaan menyediakan modal untuk menambahbaik arkib negara supaya
penyelidik dapat menjalankan kajian untuk tatapan generasi akan datang.
BIBLIOGRAFI
What are
Archives? Cultural and Theoretical Perspectives: A Reader, edited by Louise Craven.England: Ashgate Publishing Limited, 2008.
Galbraith,Vivian Hunter.Studies in the Public Records.England:
Oxford University Press, 1948.
Arkib Negara
Malaysia, “Sejarah Arkib Negara Malaysia,”Arkib Negara Malaysia, diakses pada
14 April 2018, http://www.arkib.gov.my/web/guest/sejarah
Surat Pekeliling Am Bil. 1 Tahun 1997, Peraturan Pemeliharaan
Rekod-rekod Kerajaan
Arkib Negara Malaysia, “Visi,Misi dan Objektif,” Arkib Negara
Malaysia, diakses pada 14 April 2018, http://www.arkib.gov.my/web/guest/visi-misi-dan-objektif
National Archives,”Citizen Scanning”,National Archives ,Diakses
pada 14 April 2018, https://www.archives.gov/innovation-hub/scanning.html
US National Archives ““BEWARE: It’s Addicting!” Citizen Scanning in
the Innovation Hub,”US National Archives, diakses pada 14 April 2018, https://narations.blogs.archives.gov/2016/06/08/beware-its-addicting-citizen-scanning-in-the-innovation-hub/
Arkib Negara Malaysia,”Online Finding Aid : Bukti ANM Memacu Ke
Hadapan”,Arkib Negara Malaysia, diakses pada 14 April 2018, http://ofa.arkib.gov.my/portal/index.php/id/panduan/ofa
National Archives,“About ERA”,National Archives ,diakses pada 14
April 2018, https://www.archives.gov/era/about
National Archives,”Electronic Records”, National Archives,diakses
pada 14 April 2018 https://www.archives.gov/research/order/electronic-records.html
Society of American Archivists ,“Types of Archives”, Society of
American Archivists,diakses pada 15 April 2018, https://www2.archivists.org/usingarchives/typesofarchives
Mount Holyoke,” Instruction and Classes,” Mount Holyoke,diakses
pada 15 April 2018, https://www.mtholyoke.edu/archives/instruction-and-classes
Noorzahidah Mohd Zain, Tatiana A. Denisova, Faisal @ Ahmad Faisal
Abdul Hamid. “Arkib Negara Malaysia (ANM): Sejarah Penubuhan dan Cabaran
Masa Kini.” Jurnal Al-Muqaddimah Bil 1 (1) 2013, 44-58
[1] What are
Archives? Cultural and Theoretical Perspectives: A Reader, ed. Louise
Craven, (England: Ashgate Publishing Limited, 2008), 7
[2] Vivian Hunter Galbraith, Studies in the
Public Records,(England:Oxford University Press, 1948),3
[3] Arkib Negara Malaysia, “Sejarah Arkib Negara Malaysia,”Arkib Negara Malaysia, diakses pada 14 April 2018, http://www.arkib.gov.my/web/guest/sejarah
[5] Arkib Negara Malaysia, “Visi,Misi dan Objektif,” Arkib Negara Malaysia, diakses pada
14 April 2018, http://www.arkib.gov.my/web/guest/visi-misi-dan-objektif
[6] Noorzahidah
Mohd Zain, Tatiana A. Denisova, Faisal @ Ahmad Faisal Abdul Hamid, “Arkib
Negara Malaysia (ANM): Sejarah Penubuhan dan Cabaran Masa Kini,” Jurnal
Al-Muqaddimah Bil 1 (1) 2013, 54
[7] Ibid,56
[8] National Archives,”Citizen
Scanning”,National Archives ,Diakses pada 14 April 2018, https://www.archives.gov/innovation-hub/scanning.html
[9] Ibid
[11] Ibid.
[13] Ibid
[14] National Archives ,“About
ERA”,National Archives ,diakses pada 14 April 2018,
https://www.archives.gov/era/about
[16] Ibid.
[17] ibid
[19] Oliver
W. Holmes
[23] Mount Holyoke,”
Instruction and Classes,” Mount Holyoke,diakses pada 15 April 2018, https://www.mtholyoke.edu/archives/instruction-and-classes
No comments:
Post a Comment